Bijlagen

De begroting van de griffie heeft een aparte status binnen de Programmabegroting en is daarom afzonderlijk bijgevoegd. Het voorstel tot het vaststellen van de griffiebegroting wordt namelijk door het presidium gedaan in plaats van door het college van burgemeester en wethouders. Om die reden heeft de auditcommissie geadviseerd de begroting van de griffie ook als een aparte bijlage bij de Programmabegroting te voegen.

Doelstelling (begroting) griffie

We zorgen voor omstandigheden en faciliteiten, waardoor de gemeenteraad zijn taken optimaal kan uitoefenen in samenwerking met andere bestuursorganen, het maatschappelijk middenveld en de inwoners. De inwoners staan daarbij centraal.

Het verder ondersteunen van de gemeenteraad en zijn individuele leden afzonderlijk bij het uitoefenen van zijn kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende taken.

In het Jaarplan van de griffie is hierover het volgende opgenomen:

Missie griffie
De griffie adviseert en ondersteunt de raad, de individuele raadsleden en de burgerraadsleden bij het invullen van hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak. Daarbij schept en bevordert de griffie de voorwaarden voor het duaal functioneren en het waarmaken van de ambities van de raad. Dit komt tot uiting in de volgende opdracht aan de griffie:

1. De verbetering van de kwaliteit van de democratische besluitvorming van de gemeenteraad;
2. De optimalisering van de verhouding tussen raad, college en ambtelijke organisatie;
3. De bevordering van de participatie van burgers binnen de besluitvorming van de gemeenteraad;
4. De bevordering van een duidelijke positionering van de gemeenteraad binnen en buiten de gemeente;

In 2027 worden door de griffie voor de raad de volgende acties c.q. maatregelen ondernomen:

Raadsontwikkeltraject
N.a.v. het rapport van de Rekenkamer “Onderzoek samenspel raad, college en ambtelijke organisatie” is in 2026 het raadsontwikkeltraject gestart. Hier is vooral de aandacht gericht op elkaars rollen (verhoudingen en gedrag), onderlinge interactie en de relatie met het college en de organisatie. De relatie met de inwoners wordt hierin ook meegenomen.
In 2027 wordt dit traject voortgezet, want het is de opzet dat dit traject de gehele raadsperiode zal doorlopen. In de (minimaal 2) bijeenkomsten wordt in ieder geval de aandacht gegeven aan de ambitie van de raad.

Ambitie raad
De raad bepaalt zijn eigen doelstellingen en de daarbij horende agenda, het college-programma is daarbij een van de belangrijkste bronnen.  De raad bepaalt of hij de gekozen onderwerpen omarmt en hoe en wanneer deze (middels procesnotities) de komende 4 jaar worden opgepakt.
In het verlengde hiervan is het een automatisch gevolg dat  ook de missie en visie van de griffie heroverwogen wordt, immers bij een ambitieuze raad hoort ook een ambitieuze griffie. Een belangrijk
aspect hierbij is het functieprofiel van de nieuwe griffier omdat op het einde van 2027 hier een vacature ontstaat. De raad zal dit in het begin van 2027 oppakken en zich daar eventueel extern bij laten ondersteunen.

De digitale raad
De digitale ondersteuning en presentatie van de raad heeft ook in 2027 de aandacht.
Om de balans tussen de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de raad in stand te houden wordt de door ons ontwikkelde applicatie (vragen en antwoorden over raadsvoorstellen en (raadsinformatie) brieven) en begroting/jaarstukken  verder doorontwikkeld.
Het streven blijft om deze vragen van (burger)raadsleden en antwoorden van het college voorafgaand aan de vergaderingen volledig af te doen. Hiermee is bereikt dat er tijdens de raadsavonden zelf, voldoende ruimte is voor de politieke behandeling ervan.
Ook schriftelijke raadsvragen kunnen in de app worden gesteld, maar de beantwoording zal altijd mondeling in de raadsavond of schriftelijk in een Raadsinformatiebrief plaats vinden

Voor deze doorontwikkeling en die van de vergaderapplicatie van de raad (Notubox) dient het “Budget Digitale raad” wel te worden verhoogd. Zo wordt de module Dossiers verder ingevoerd, waar men op een logische en chronologische wijze inzicht krijgt in de majeure onderwerpen. Als voorbeeld noemen we het dossier Omgevingsvisie, de(burger)raadsleden kunnen dan zelf raadplegen welke documenten (raadsvoorstellen, raadsinformatiebrieven, presentaties enz.) hierover en wanneer (raadsvergaderingen, raadsavonden enz) aan hen beschikbaar zijn gesteld en wat ze hierover nog kunnen verwachten (start- en procesnotities).

Ook krijgt de archivering van de raadstukken in 2027 de nodige aandacht, om te voorkomen dat er wellicht een achterstand ontstaat.

Regionale samenwerking

De raden nemen hierin gezamenlijk hun verantwoordelijkheid. In 2027 is er een integrale aansturing van alle verbonden partijen. Door een (gelijk)tijdige, juiste en volledige (actieve) informatieverstrekking wordt het mogelijk gemaakt dat er aan de raden verantwoording wordt afgelegd en de raden in positie worden gebracht om de nieuwe kaders te stellen. In de gemeenschappelijk regeling Regio Noord Limburg  wordt een formele regionale raadsadviescommissie ingesteld. Hier zullen naar 2 raadsleden van Horst aan de Maas aan deelnemen.